Projektindító email az ügyfélnek – sablon és tippek

A projektindító email az a levél, amit az aláírt ajánlat után, az első munkanap előtt küldesz az ügyfélnek. Ha jól megírod, a projekt fele simán megy, mert mindenki tudja, mi a dolga. Ha kihagyod, három hét múlva azon vitatkoztok, hogy „de hát mi úgy beszéltük, hogy…”. Lent egy kipróbált projektindító email sablont találsz, és azt is, mit miért írj bele.

Miért kell külön projektindító email?

Az ajánlatban benne van, mit csinálsz és mennyiért. Abban viszont nincs benne, hogyan fogtok együtt dolgozni. Az ügyfél fejében ez általában így néz ki: „szólok, ha kell valami, és ők megcsinálják”. A te fejedben meg: „küldi az anyagokat, mi dolgozunk, ő jóváhagy”. A kettő között van a rés, amiben a csúszások születnek.

Tipikus helyzet: elindul egy weboldal-projekt, te várod a szövegeket, az ügyfél azt hiszi, hogy a szövegírás is a te feladatod. Két hét telik el, mire kiderül. Senki nem hibás, csak senki nem mondta ki az elején.

A projektindító email ezt mondja ki. Egyszer, írásban, egy helyen.

Mi legyen benne egy projektindító emailben?

Nem kell hosszú levél. Inkább legyen átlátható, mint részletes. Ezek a részek szerintem mindig kellenek:

1. Egy mondat arról, mit csinálunk

Nem az egész ajánlat, csak a lényeg: „Elkészítjük a cég új, 6 oldalas weboldalát a meglévő arculatra építve.” Ha ez az egy mondat nem stimmel az ügyfél fejében lévő képpel, jobb most kiderülni.

2. Ki kivel beszél

Írd le, ki a kapcsolattartó nálad, és kérdezd meg, ki az ügyfélnél. Ha a döntést nem ugyanaz hozza meg, aki az emaileket írja, azt is most tisztázd. Rengeteg projekt áll azért, mert a marketinges jóváhagyta a designt, aztán a tulajdonos két hét múlva megnézte, és az egészet újra akarta.

3. Hol folyik a kommunikáció

Ez a legfontosabb rész, és ezt hagyják ki a legtöbben. Ha nem mondod meg, hol beszéltek, az ügyfél ott fog írni, ahol neki kényelmes: emailben, Messengeren, SMS-ben, hangüzenetben a kollégádnak. A visszajelzések szétszóródnak, és utána te rakod össze őket. Erről bővebben a Messengeres ügyfélkommunikációról szóló cikkben írtam.

4. Mit kérsz tőle, és mikorra

Az első körben szinte mindig kell valami az ügyféltől: logó, szövegek, képek, hozzáférések. Sorold fel konkrétan, és adj határidőt. A „küldd át, ami van” nem kérés, hanem kívánság. Ha ez a rész nálad mindig elcsúszik, nézd meg az anyagbekérés sablonját.

5. Ütemezés mérföldkövekkel

Nem kell Gantt-diagram. Három-öt dátum elég: mikor kapja meg az első tervet, mikor kell visszajeleznie, mikor élesítetek. Írd mellé, hogy a dátumok attól függnek, mikor érkezik meg tőle az anyag. Ez nem fenyegetés, csak tény.

6. Hogyan működik a jóváhagyás és a módosítás

Hány korrektúrakör van az árban, és mi számít új kérésnek. Ha ezt az ajánlatban már rögzítetted, itt csak emlékeztess rá egy mondatban. Ha nem, akkor érdemes elolvasnod, hány korrektúrakör legyen a szerződésben.

7. Mikor és hogyan vagy elérhető

Munkaidő, várható válaszidő. „Hétköznap 9 és 17 között válaszolok, általában egy munkanapon belül.” Ez megóv a vasárnap esti „ugye holnapra megvan?” üzenetektől, vagy legalább nem fogsz bűntudatot érezni, ha hétfőn válaszolsz rájuk.

Projektindító email sablon

Ezt nyugodtan másold ki, és írd át a saját hangodra. A szögletes zárójeles részeket cseréld ki.

Tárgy: [Projekt neve] – indulás, következő lépések

Szia [Név]!

Köszönöm a bizalmat, örülök, hogy együtt dolgozunk. Röviden összefoglalom, hogyan megyünk végig a projekten, hogy mindketten ugyanazt lássuk.

Mit csinálunk: [egy mondat a projektről].

Kapcsolattartó nálunk: [név, email, telefon]. Kérlek, írd meg, nálatok ki lesz a kapcsolattartó, és ha a végső döntést más hozza meg, ő ki.

Hol beszélünk: minden visszajelzést, kérést és fájlt [itt: email / projektfelület linkje] kérek, hogy semmi ne vesszen el. Telefonon is szívesen egyeztetek, utána írásban összefoglalom, amit megbeszéltünk.

Amire most szükségünk van tőled, [dátum]-ig: – [logó vektoros formátumban] – [az oldalak szövegei] – [tárhely és domain hozzáférés]

Ütemezés: – [dátum]: első tervek – [dátum]: visszajelzésed az első tervekre – [dátum]: második kör – [dátum]: élesítés A dátumok attól számítanak, hogy megérkeznek az anyagok. Ha valami késik, a többi is arányosan csúszik.

Módosítások: az ár [két] korrektúrakört tartalmaz. Ami ezen felül vagy az eredeti tervhez képest új, azt előre jelzem, és csak az elfogadásod után kezdem el.

Elérhetőség: hétköznap [9–17] között válaszolok, általában egy munkanapon belül.

Ha bármi nem stimmel a fentiekben, most szólj, könnyebb az elején javítani.

Üdv, [Neved]

Néhány tipp, hogy tényleg működjön

Küldd el akkor is, ha az ügyféllel már telefonon mindent megbeszéltetek. Sőt, akkor különösen. A telefonos megbeszélésből mindenki mást jegyez meg, az email lesz az, amire később vissza lehet nézni.

Kérj rá választ. A levél végén szereplő „ha bármi nem stimmel, most szólj” nem udvariassági formula. Ha az ügyfél visszaírja, hogy „rendben, minden ok”, onnantól van egy közös kiindulópontotok.

Ne zsúfolj bele mindent. Ha a levél három képernyőnyi, nem fogja végigolvasni. Ami a szerződésben vagy az ajánlatban már részletesen ott van, arra elég hivatkozni.

Tartsd meg sablonként. Minden projektnél ugyanazt a szerkezetet használd, csak a részleteket írd át. Fél év múlva észre fogod venni, melyik rész hiányzott, és ki tudod egészíteni.

Ha az ügyfél nem tartja a határidőt az anyagokra, ne várd ki a projekt végét. Az első késésnél jelezz udvariasan. Ehhez kész szövegeket találsz a késlekedő ügyfeleknek írt emlékeztetőkről szóló cikkben.

Ha ezt nem akarod minden projektnél kézzel csinálni

A projektindító email legnehezebb része a „hol beszélünk” pont betartatása. Ezért csináltuk a Parlót: az ügyfél egy linket kap emailben, regisztráció és jelszó nélkül belép, és ott látja a projekt témáit, a tőle kért anyagokat és a jóváhagyásra váró terveket. A bekérendő anyagokat listában küldöd ki, ő pipálja ki, ahogy feltölti őket, a határidő előtt pedig emlékeztetőt kap. A projektindító emailbe ilyenkor elég annyit írni: „minden itt lesz, ezen a linken.”