Anyagbekérés ügyféltől: így kérd be sablonnal

Az anyagbekérés ügyféltől az a rész, ahol a legtöbb projekt csendben megáll. A design kész, a fejlesztő vár, az ügyfél pedig azt írja: „a képeket majd átküldöm”. Ebben a cikkben megmutatom, hogyan érdemes bekérni a szövegeket, képeket, logókat és hozzáféréseket, és kapsz egy sablont is, amit holnap reggel már használhatsz.

Miért nem jön meg az anyag

Ritkán rosszindulat. Az ügyfélnek az anyag összeszedése mellékes feladat a saját munkája mellett. Ha nem tudja pontosan, mit vársz tőle, halogatja. Ha tudja, de tíz különböző emailben kérted, elveszíti a fonalat. Ha pedig nincs határidő, akkor nincs is.

A tipikus forgatókönyv így néz ki:

• A kickoff után küldesz egy emailt, benne tizenkét pont.
• Az ügyfél válaszol két csatolmánnyal és azzal, hogy „a többit a héten”.
• Két hét múlva Messengeren jön egy logó, rossz formátumban.
• A szövegek egy Word-fájlban érkeznek, amiben három oldal szöveg van egy aloldalhoz, és egy sem a többihez.
• Te már nem tudod, mi van meg és mi nincs.

A probléma tehát nem az ügyfél, hanem az, hogy a kérés nincs egy helyen, nincs tételesen felbontva, és nem látszik, mi hiányzik még.

Mit kérj be egyáltalán

Mielőtt bármit küldenél, írd le magadnak, mire lesz szükséged a projekt végéig. Egy weboldalnál ez nagyjából mindig ugyanaz, egy arculatnál vagy kampánynál más a lista, de a logika azonos: minden tétel legyen külön, és mindegyikről legyen egyértelmű, milyen formában kéred.

Egy átlagos bemutatkozó weboldalnál ezek szoktak kelleni:

• logó vektoros formátumban (SVG, AI vagy PDF)
• arculati színek és betűtípusok, ha vannak
• szövegek aloldalanként (Rólunk, Szolgáltatások, Kapcsolat stb.)
• fotók: csapat, iroda, termékek, referenciák
• cégadatok a láblécbe és az impresszumba
• adatkezelési tájékoztató, ÁSZF, ha van
• domain- és tárhely-hozzáférés, vagy legalább a szolgáltató neve
• Google Analytics, Search Console, Meta Pixel hozzáférés, ha kell
• közösségi oldalak linkjei

Ne kérj olyat, amire nincs szükséged. Minden fölösleges tétel csökkenti az esélyét, hogy a fontosak megérkeznek.

Az anyagbekérő sablon

Az alábbi szöveget emailben vagy bármilyen felületen elküldheted. A lényeg, hogy minden tétel mellett ott legyen, mit kérsz és milyen formában.

Szia [Név]!

Ahhoz, hogy a weboldal fejlesztését el tudjuk kezdeni, az alábbiakra lesz szükségünk tőled. Ha valami nincs meg, írd oda, hogy nincs – azzal is tudunk dolgozni, csak tudjunk róla.

1. Logó – vektoros fájl (SVG, AI vagy PDF). Ha csak PNG van, azt is küldd, és szólunk, ha nem lesz jó.
2. Szövegek – aloldalanként külön fájlban vagy külön bekezdésben: Főoldal, Rólunk, Szolgáltatások, Kapcsolat.
3. Fotók – a lehető legnagyobb felbontásban, ne Messengeren vagy WhatsAppon keresztül, mert ott tömörítődnek.
4. Cégadatok – cégnév, székhely, adószám, cégjegyzékszám, telefonszám, email.
5. Domain – melyik szolgáltatónál van, és ki fér hozzá.
6. Közösségi oldalak – linkek.

Határidő: [dátum]. Ha ez nem fér bele, szólj, és megbeszéljük. Ha az anyag később jön, az átadás is ennyivel csúszik.

Köszi! [Aláírás]

Az utolsó előtti mondat fontos. Nem fenyegetés, hanem tény: ha a szöveg két héttel később jön, az oldal is két héttel később lesz kész. Ha ezt az elején kimondod, később nem neked kell magyarázkodni.

Hogyan legyen tényleg teljes

A sablon önmagában még nem elég. Pár dolog, ami a gyakorlatban sokat számít.

Egy tétel, egy válasz

Ha az ügyfél egy nagy ZIP-fájlt küld mindennel, neked kell kibogozni, mi van benne. Kérd úgy, hogy minden tételre külön válasz jöjjön. Így te is, ő is látja, mi van már meg.

Látszódjon, mi hiányzik

A legjobb, ha az ügyfél is látja a listát, és látja, mi van kipipálva. Ha emailben dolgozol, a második körben ne írj új levelet, hanem válaszolj az eredetire, és jelöld meg benne, mi érkezett meg és mi nem. Ez egyszerű, de működik.

Adj határidőt, és tartsd is

Határidő nélkül nincs anyag. Ha a határidő előtt két nappal küldesz egy rövid emlékeztetőt, sokkal nagyobb eséllyel kapsz választ, mint ha a határidő után kezdesz el kérdezgetni. Az emlékeztetők hangneméről külön írtam: Késik az ügyfél: udvarias emlékeztetők.

Mondd meg, mi a jó formátum

A „küldj képeket” kérésre telefonnal fotózott, Messengeren tömörített 800 pixeles képek jönnek. Ha leírod, hogy eredeti fájlt kérsz, és miért, a legtöbb ügyfél megérti. Ugyanez a szövegnél: ha aloldalanként kéred, nem kapsz egy ömlesztett dokumentumot.

Ne kérd mindet egyszerre, ha nem kell

Ha a hozzáférésekre csak az élesítésnél lesz szükség, nem kell az első héten bekérni. Két kisebb bekérés jobban működik, mint egy hosszú, amit senki nem olvas végig.

A projektindításnál kezdődik

Az anyagbekérés legjobb pillanata a projekt legeleje, amikor az ügyfél még lelkes és figyel. Ha a projektindító emailben már benne van, mire lesz szükség és mikorra, az első héten meg is jön az anyag nagy része. Ehhez itt találsz kész szöveget: Projektindító email az ügyfélnek.

Érdemes a szerződésbe vagy az árajánlatba is beírni, hogy a határidők az anyagok beérkezésétől számítanak. Nem azért, hogy perelj, hanem hogy mindenkinek egyértelmű legyen a sorrend.

Mit csinálj, ha mégsem jön

Ha a határidő lejárt és az anyag nincs meg, három lehetőséged van:

1. Emlékeztetsz, konkrétan megnevezve, mi hiányzik.
2. Felajánlod, hogy egy rövid hívásban együtt végigmentek a listán.
3. Haladsz tovább helyettesítő tartalommal, és jelzed, hogy a csere később plusz munka lehet.

A harmadikkal óvatosan. Ha lorem ipsummal vagy stockfotókkal megy élesbe az oldal, az ügyfél könnyen úgy marad. Ha viszont tudatosan, megbeszélve csinálod, legalább a projekt nem áll.

Ha a projekt végén azon megy a vita, ki késett, sokat segít, ha vissza tudod keresni, mikor kérted és mikor jött meg az anyag. Erről bővebben: Projektnapló: hogyan bizonyítsd utólag, mit kért az ügyfél.

Ha ezt nem akarod kézzel csinálni

A fenti módszer működik emailben is, csak sok kézi követést igényel. A Parlóban erre van a bekérő: összeállítod a listát, minden tételnél megadod, hogy fájlt vagy rövid szöveges választ vársz, az ügyfél pedig egy linken tölti ki, jelszó és regisztráció nélkül. Te látod, hány tétel van meg, a határidő előtt automatikus emlékeztető megy ki, és emailt kapsz, amikor minden beérkezett. Részletesen itt írtam róla: anyagbekérés ügyféltől.

Akár így, akár emailben csinálod, a lényeg ugyanaz: tételes lista, egyértelmű formátum, határidő, és egy hely, ahol mindenki látja, mi hiányzik még.