Projektnapló: így bizonyítod, mit kért az ügyfél

„De hát mi sosem mondtuk, hogy kék legyen.” Ha ezt már hallottad egy projekt végén, tudod, milyen érzés. Te biztosan emlékszel, hogy mondták. Csak éppen telefonon volt, vagy egy Messenger-üzenetben három hete. Egy projektnapló pontosan erre való: hogy utólag is visszakereshető legyen, ki mit kért, mikor, és mire mondott igent. Ebben a cikkben megnézzük, hogyan vezesd egyszerűen, külön eszköz nélkül is.

Miért lesz vita abból, amiben megegyeztetek?

A legtöbb ügyfélvita nem rosszindulatból születik. Az emberek tényleg elfelejtik, mit mondtak. A projekt elején a marketinges kérte a kéket, két hónap múlva a tulajdonos nézi az oldalt, és nem érti, miért kék. A marketinges közben már nem emlékszik, vagy nem akar emlékezni, mert a főnöke nem örül.

A másik forrás a homályos jóváhagyás. Az ügyfél azt írja, „jó lesz, köszi”, és te ebből azt érted, hogy jóváhagyta a designt. Ő azt értette, hogy megkapta az emailt. Erről külön írtam: miért kevés egy „ok” emailben.

A harmadik a szétszórtság. Ha a kérések email, Messenger, telefon és személyes megbeszélés között oszlanak meg, akkor senkinek nincs teljes képe. Neked sem.

Mi az a projektnapló?

Egy időrendi lista arról, mi történt a projektben. Nem a munkád részletei, hanem a közös pontok:

• mit kért az ügyfél, és mikor,
• mit küldtél neki, és mikor,
• mire mondott igent vagy nemet,
• mikor módosult a határidő vagy az ár, és miért,
• mi hangzott el egy telefonhíváson vagy megbeszélésen.

Nem kell regényt írni. Egy sor bejegyzésenként elég: dátum, ki, mi.

Mit nem kell naplózni?

Ha mindent beírsz, a napló használhatatlan lesz, mert a lényeg elvész a zajban. Nem kell bele a belső munkafolyamat, hogy mikor kezdtél neki a tervnek, mennyi ideig tartott, vagy melyik kollégának adtad át. Nem kell bele a „megkaptam, köszi” típusú üzenet sem.

Egy jó kérdés eldönteni: ha fél év múlva vita lenne ebből, szükségem lenne erre a bejegyzésre? Ha igen, írd be. Ha nem, hagyd ki. A színválasztás, a határidő-módosítás és a pluszkérés mindig belekerül. A „holnap délelőtt hívlak” nem.

Hogyan vezesd, ha nincs rá külön eszközöd?

A legegyszerűbb: egy közös dokumentum

Egy táblázat vagy egy szöveges dokumentum projektenként. Három oszlop: dátum, ki, mi történt. Minden fontos eseménynél beírsz egy sort. Ez a legkevésbé elegáns megoldás, de működik, ha fegyelmezett vagy.

A gyenge pontja, hogy csak te írod. Ha vita van, az ügyfél mondhatja, hogy ezt te írtad be utólag. Ezért érdemes a kulcspontokat emailben is visszaigazoltatni.

Telefon után mindig írásos összefoglaló

Ez a legfontosabb szokás, amit érdemes felvenni. Minden telefonos vagy személyes egyeztetés után küldj egy rövid emailt:

Szia [Név]!

Köszi a mai beszélgetést. Összefoglalom, amiben megegyeztünk: – a főoldalon a fejléc képe a csapatfotó lesz a termékfotó helyett, – a Kapcsolat oldalra nem kell térkép, – a szövegeket [dátum]-ig küldöd.

Ha valamit rosszul jegyeztem meg, írd meg, és javítom.

Üdv, [Neved]

Az utolsó mondat számít. Ha az ügyfél nem javít, azzal elfogadta az összefoglalót. Ha javít, akkor még időben kiderült a félreértés.

Jóváhagyás egyértelmű kérdéssel

Ne azt írd, hogy „mit szólsz hozzá?”, hanem hogy „jóváhagyod ezt a verziót, hogy továbbléphessünk a kivitelezésre?”. Egy eldöntendő kérdésre adott „igen” sokkal többet ér, mint egy „tetszik” egy hosszú levél közepén.

Verziók megjelölése

A fájlokat számozd: logo_v1, logo_v2, logo_v3_vegleges. A jóváhagyásnál pedig írd le, melyik verzióról van szó. „A v3-at hagytad jóvá március 12-én” egészen más, mint „a logót jóváhagytad”.

Mi számít bizonyítéknak?

Itt óvatosnak kell lenni. Egy projektnapló nem jogi dokumentum, és nem helyettesíti a szerződést vagy egy minősített elektronikus aláírást. Ha nagy összegről van szó, és tényleg jogi vitára kerül sor, kérj tanácsot ügyvédtől.

A mindennapi vitáknál viszont a jól vezetett napló szinte mindig elég. A legtöbb ügyfél nem akar pereskedni, csak elfelejtette, mit kért. Ha meg tudod mutatni, hogy „március 3-án ezt írtad, itt van”, a vita általában ott véget ér. Nem kell győzni, elég, ha mindketten ugyanazt látjátok.

Ehhez néhány dolog sokat segít:

• legyen időpont minden bejegyzés mellett,
• látszódjon, ki írta vagy ki hagyta jóvá,
• az eredeti üzenet vagy fájl legyen elérhető, ne csak a te összefoglalód,
• a bejegyzéseket utólag ne lehessen észrevétlenül átírni.

Az utolsó pont egy saját táblázatnál nehezen tartható. Ezért érdemes a fontos dolgokat olyan helyen tartani, ahol az ügyfél is írt, és ahol a dátum nem a te kezedben van, például egy email-szálban.

Hogyan használd vita nélkül?

A napló nem fegyver. Ha minden apróságnál előveszed, az ügyfél úgy fogja érezni, hogy jegyzőkönyvet vezetsz róla. Ez rontja a viszonyt.

A legjobb, ha a napló csendben ott van, és csak akkor kerül elő, amikor tényleg kell. Akkor is barátságosan: „Visszanéztem, február 10-én a kék mellett döntöttünk, itt van az üzenet. Ha most mégis más irányba mennénk, az rendben van, csak ez egy új kör lesz, amit külön árazok.” Ez nem vádaskodás, hanem tájékoztatás. A plusz munka árazásáról szóló cikkben vannak ehhez kész mondatok.

Gyakran nem is a vitánál hasznos, hanem előtte. Ha a projekt közepén visszanézed, mit kért az ügyfél az elején, könnyebb észrevenni, ha egy új kérés már kívül esik a megállapodáson. A korrektúrakörök számának rögzítése is csak akkor ér valamit, ha követed, hányadik körnél tartotok.

Ha nem akarsz kézzel naplót vezetni

A kézi napló addig működik, amíg van időd rá. A Parlóban ez automatikusan történik: minden üzenet, feltöltött fájl, kérés és jóváhagyás bekerül a projekt naplójába időponttal és névvel, és utólag nem szerkeszthető. A jóváhagyásnál az ügyfél egy konkrét verzióra mond igent, egy megerősítő lépéssel, így nincs „jó lesz, köszi” típusú félreértés. A Solo és Studio csomagban az egész projektet vagy egy témát PDF-be is ki tudod exportálni, ha egyben kell megmutatnod, mi történt. Ez nem minősített elektronikus aláírás, de a mindennapi vitáknál utólag is bizonyítható vele, ki mit kért és mit hagyott jóvá.